دولت الکترونیک جز مفاهیم تازه‌ای است که در پی رواج اقتصاد دیجیتال در کشور باب شد. کاری که قرار است فرآیندهای فیزیکی را از کارهای اداری حذف کند و مردم و مسوولان با کمک ابزارهای فناوری اطلاعات و ارتباطات، کارها را انجام دهند. البته این کار بزرگ یک مفهوم پیچیده و نیازمند زیرساخت‌های فناورانه است. باید زیرساخت‌های مبتنی بر اینترنت در کشور به حدی توسعه یابد که پاسخ‌گوی نیاز مراجعان باشد. این کار در برخی بخش‌ها آغاز شده و بیماری کرونا هم بر ضرورت تسریع آن سهه گذاشت. در ادامه همین روند هم فرآیند ارسال نسخ فیزیکی از سامانه تدارکات الکترونیکی دولت حذف شد و اسناد الکترونیکی جای کاغذ را گرفتند.
مرکز توسعه تجارت الکترونیکی، در ابلاغیه ای به تمامی دستگاه های مشمول قانون برگزاری مناقصات (با اصلاحات و الحاقات آن) و سایر مشمولان بخش عمومی، همچنین اتاق های بازرگانی، صنایع، معادن، کشاورزی، تعاون و اصناف ایران، موضوع فراهم شدن قابلیت امضای الکترونیکی اسناد پاکت های «ب» و «ج» و حذف فرآیند ارسال نسخ فیزیکی را اعلام کرد.
در راستای تسهیل رویه معاملات دولتی و با هدف جایگزینی اسناد الکترونیکی بجای کاغذی و حذف دوباره کاری، قابلیت امضای الکترونیکی اسناد پیشنهاد (پاکت های «ب» و «ج») در سامانه تدارکات الکترونیکی دولت فراهم شده است.
به استناد مواد (۶)، (۷) و (۱۲) قانون تجارت الکترونیکی و بند (ج) ماده (۶۷) قانون برنامه ششم توسعه کشور، نسخ الکترونیکی اسنادی که طبق مقررات ماده (۳۲) قانون تجارت الکترونیکی مجهز به امضای الکترونیکی شده باشند اصالت داشته و معتبر و مکفی می باشند.
با استفاده از قابلیت جدید، صرفاً نسخ الکترونیکی اسناد با استفاده از امضای الکترونیکی صاحبان حق امضای مجاز و مُهر الکترونیکی شرکت/ موسسه/ سازمان، امضا و مُهر شده و در سامانه بارگذاری می شوند و نیازی به چاپ، امضا و مُهر گرم و اسکن اسناد نبوده و همچنین، نیازی به ارسال نسخ فیزیکی نمی باشد.
تدابیر فنی و امنیتی لازم جهت حفاظت از نسخ الکترونیکی امضاءشده تا قبل از جلسه بازگشایی و همچنین جلوگیری از هر گونه تغییر در آنها پس از بازگشایی اتخاذ شده است و با توجه به اینکه بهره برداری از قابلیت جدید، نیازمند اخذ گواهی امضای الکترونیکی توسط صاحبان حق امضای مجاز می باشد، به منظور لحاظ نمودن فرصت کافی برای اخذ گواهی مذکور، ارسال موازی نسخ فیزیکی اسناد تا پایان مرداد ماه بلامانع خواهد بود، اما مقتضی است از تاریخ اول شهریورماه ۱۳۹۹ تمام پیشنهاددهندگان از ارسال نسخ فیزیکی پاکت های «ب» و «ج»، و نیز دستگاه ها از پذیرش نسخ فیزیکی خودداری کنند.
سند راهنما و کلیپ آموزشی در وب سایت سامانه به آدرس «setadiran.ir» لینک «آموزش» – مستندات نحوه امضای الکترونیکی اسناد پیشنهاد؛ پاکت های «ب» و «ج»” قابل دسترس و مشتمل بر مواردی از جمله نحوه اخذ گواهی امضای الکترونیکی توسط صاحبان حق امضای مجاز، نحوه امضای الکترونیکی اسناد و بارگذاری آن ها در سامانه توسط پیشنهاددهندگان، نحوه دریافت نسخ الکترونیکی امضاشده و اعتبارسنجی امضای آن ها توسط دستگاه ها و نحوه دسترسی برخط دستگاه های نظارتی به نسخ الکترونیکی پس از جلسه بازگشایی پاکت ها است.
از آنجا که اسناد پاکت های مذکور پس از انجام معاملات مورد استفاده دستگاه های نظارتی قرار می گیرند، هماهنگی لازم با دستگاه های نظارتی از جمله سازمان بازرسی کل کشور و دیوان محاسبات کشور صورت گرفته و دسترسی برخط کاربران محترم سازمان های مذکور به نسخ الکترونیکی اسناد فراهم شده است.
برآورد می شود بهره برداری از این قابلیت جدید منجر به حذف یک میلیارد برگ کاغذ و ۱۵۰ هزار مراجعه حضوری در سال و به تبع آن کاهش مصرف کاغذ و ارزبری مربوط، حذف عملیات چاپ و اسکن مربوط، کاهش حمل و نقل، کاهش مصرف سوخت و پیشگیری از آلودگی هوا و حفاظت از محیط زیست و از همه مهم تر، سهولت امور کاربران بخش خصوصی و دولتی شود.
